Slik bokfører du drivstoff og reiseutgifter i bedriften

Bokføring av drivstoff og reiseutgifter

Drivstoff og reiseutgifter er noen av de vanligste posteringene i bedriftsregnskapet. Likevel er det mange som gjør feil — spesielt rundt MVA og fradrag. Her får du en konkret veiledning.

Drivstoff i bedriftens bil

Hvilken konto?

Drivstoff føres på konto 7020 (drivstoff og smøreolje) i standard kontoplan.

MVA på drivstoff

Du kan trekke fra inngående MVA på drivstoff når bilen brukes i MVA-pliktig næringsvirksomhet. Det er imidlertid viktig å skille mellom:

• Næringsbil (varebil/lastebil): Fullt MVA-fradrag på drivstoff og bilkostnader.
• Personbil i næring: Begrenset fradrag — typisk 50 % av MVA-en.

Kvotebil vs ikke-kvotebil

• Kvotebil: Du trekker fra 100 % av MVA på kjøp, men har begrenset fradrag på driftskostnader.
• Ikke-kvotebil: Du trekker fra MVA på driftskostnader (drivstoff, service, dekk), men ikke på kjøp.

Kjøregodtgjørelse

Kjøregodtgjørelse er skattefri godtgjørelse for bruk av egen bil i tjeneste. Satsen oppdateres årlig.

Hvordan bokføre

1. Før kjøregodtgjørelsen på konto 7210 (kjøregodtgjørelse).
2. MVA: Kjøregodtgjørelse er uten MVA — ingen MVA-postering.
3. Dokumentasjon: Før km-stand, dato, fra-til og formål for hver tur.

Tips: RegnskapsPlattform har innebygd kjørebok der du registrerer turer med start/slutt, formål og automatisk beregning av godtgjørelse basert på gjeldende sats.

Reiseutgifter

Reiseutgifter i tjeneste er fradragsberettiget. Vanlige kategorier:

| Kategori | Konto | MVA | |---------|-------|-----| | Hotell | 7330 | Ja (25 %) | | Fly/bane | 7320 | Nei (utenland) / Ja (innenland) | | Taxi | 7340 | Ja (25 %) | | Parkeringsavgift | 7340 | Ja (25 %) | | Dieter | 7310 | Nei (godtgjørelse) |

Dokumentasjonskrav

• Kvitteringer for alle utgifter over 1000 kr (bokføringsloven).
• Reiseregning med formål, dato, fra-til og beløp.
• Diet: Satsene oppdateres årlig av Skatteetaten.

Vanlige feil å unngå

1. Glemme MVA på utenlandsreiser: Du kan i noen tilfeller trekke fra MVA på utenlandsk hotell via tilbakebæring.
2. Blande privat og næring: Privat bruk av næringsbil er skattepliktig fordel. Før dette riktig.
3. Mangle kvitteringer: Manglende kvitteringer kan føre til at fradraget avslås ved kontroll.

Slik forenkler du med RegnskapsPlattform

Med RegnskapsPlattform kan du:

• Skanne kvitteringer med AI — systemet trekker ut dato, beløp, MVA og leverandør automatisk.
• Føre kjørebok med automatisk beregning av kjøregodtgjørelse.
• Generere reiseregninger med forhåndsutfylte satser.
• Eksportere alt i SAF-T-format ved revisjon eller kontroll.

God bokføring av reiseutgifter handler om rutine. Med riktig system blir det en 5-minutters jobb i uken, ikke et mareritt i slutten av måneden.